BPM – O que é?

Segundo a ABPMP – Associação de Profissionais de BPM, BPM pode ser brevemente definido como: “BPM é uma abordagem metodológica para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorizar e controlar processos, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos. Permite a melhoria tanto das atividades de uma determinada área, entre áreas ou entre organizações.”

O objetivo do BPM é desenvolver processos de negócios eficientes e eficazes com flexibilidade e foco constante na melhoria e inovação dos mesmos. Uma organização orientada para o cliente consegue obter uma maior vantagem competitiva com a satisfação das necessidades dos seus clientes, melhor qualidade dos produtos e maior rapidez de entrega de produtos e serviços, oferecendo ao mercado produtos elaborados com base nas necessidades e requerimentos do mesmo.

Através de uma abordagem de gestão, o BPM considera que os processos das organizações devem ser continuamente melhorados de modo a oferecer valor agregado aos clientes e acionistas. A diferença dos tradicionais métodos de qualidade total (TQM, Total Quality Management) e Melhoria Contínua de Processos estão no uso de tecnologia para apoiar as transformações organizacionais. Inicialmente, o BPM tinha foco na automação dos processos de negócio com o uso da tecnologia da informação, porém com a evolução do conceito passou a integrar as interações humanas.
O BPM pode ser usado para entender as estruturas organizacionais a partir das relações entre os processos. O BPM permite abstrair os processos de negócios da plataforma da infraestrutura tecnológica. O BPM propõe-se a ir além da automação de processos de negócios através de software e permitir que as empresas respondam rapidamente às mudanças de comportamento dos consumidores. Quando incluídos num modelo de processo, essas relações passam a ser a estrutura central da gestão estratégica.

Existem quatro componentes principais no BPM:

• Engenharia de Processos – uma plataforma robusta de modelagem e execução de processos baseados em aplicações com regras de negócios;

• Análise de Negócios – permite aos executivos identificar problemas, oportunidades nos processos de negócios e tendências a partir de relatórios e painéis de gestão de informações (dashboards);

• Gestão de Conteúdos – providência um sistema para armazenar e disponibilizar com segurança documentos eletrónicos, imagens e outros arquivos;

• Ferramentas de colaboração – permite eliminar as barreiras de comunicação entre departamentos através de fóruns de discussão, áreas de trabalho dinâmicas e murais virtuais.

O BPM permite uma gestão “end-to-end” dos processos, consolidação de dados e aumento da visibilidade e acesso aos dados e informação de forma controlada e segura. Aumenta a flexibilidade e a funcionalidade da infraestrutura e dos dados, integra os sistemas existentes através de uma arquitetura orientada a serviços (SOA, Services Oriented Architecture) e estabelece uma linguagem comum para alinhamento entre a TI e o negócio.

Uma das vertentes do BPM é o foco nas pessoas (human-centric), sendo estas o centro dos processos de negócio.

As aplicações de software para auxilio ao BPM (Business Process Management Suit – BPMS) têm seguido essa evolução procurando oferecer aos seus utilizadores maior facilidade e flexibilidade de utilização, com ferramentas simples e intuitivas.

A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz. Quando se automatizam processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades da empresa. É realizada pelos BPMS (Business Process Management Suites) e têm baixo custo. A automação permite a oferta de um melhor serviço ao cliente, dada a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar. Além disso, terá seus custos reduzidos.

1. Modelagem

A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do utilizador. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização;

2. Simulação

Após o desenho e definição dos intervenientes responsáveis pela conclusão de cada tarefa, pode ser feita uma simulação, onde é possível testar se as regras pré-estabelecidas estão de acordo com o objetivo da empresa e se as tarefas estão a ser encaminhadas para as pessoas corretas;

3. Execução

A execução do processo ocorre após as etapas anteriores já terem sido realizadas. O BPMS faz com que as tarefas sejam enviadas para os seus devidos responsáveis, controlando o seu tempo de execução por pessoa e pelo processo em geral. Podem ser utilizadas também regras de negócio (Business Rules) pré-estabelecida;

4. Controlo

O controlo ideal de BPM é aquele que está presente durante todas as etapas do processo: antes, durante e depois. Desde o início da modelagem até a análise pós-conclusão da execução, o controlo deve ser realizado. Um tipo de controlo que existe em alguns BPMS são relatórios de fluxos em andamento, onde é fornecido o status do fluxo, com quem está parado, há quanto tempo está parado, etc. Isso é importante para evitar que os erros sejam encontrados somente quando o processo é concluído. Há também relatórios de fluxos concluídos, onde se pode ter uma noção geral de como se desenvolveu o processo. Alguns softwares apresentam gráficos e relatórios com bastantes detalhes dos processos;

5. Otimização

A otimização tem crucial importância quando se trata de BPM. É essencial para que sejam feitas melhorias nos processos de modo a alcançar resultados positivos mais rapidamente, melhorando o serviço aos clientes e, possivelmente, com menores custos. Depende, obviamente, das etapas anteriores, principalmente do controle, onde deve haver uma busca pela perfeição.

O BPM está em constante crescimento em todo o mundo, as empresas estão cada vez mais preocupadas com eficiência e eficácia dos seus processos, com a simplicação dos procedimentos trabalhando cada vez mais para oferecer ao cliente um produto final em constante evolução.

(Adaptação do artigo da empresa Infosistema. https://www.infosistema.com/ )