Paperless Office - Escritório Sem Papel
Receção de documentos em papel e sua digitalização nos serviços administrativos
O Paperless Office pode ser o futuro cenário das empresas em todo o mundo. O Paperless Office é, como o próprio nome indica, um escritório sem papéis, isto é, um escritório em que todos os documentos existentes sob a forma de papel, são substituídos por documentos digitais guardados em dispositivos de memória ou em sistemas BPMS (Business Process Management System).
Os documentos em papel são digitalizados logo na sua receção ou em sistemas mais avançados, os documentos já chegam às empresas obrigartóriamente em formato digital.
Algumas vantagens:
- Poupança de espaço - o espaço ocupado pela documentação no escritório diminui, melhores condições de trabalho;
- Diminuição de custos - temos uma diminuição dos custos com o espaço e uma redução do custo com papel, toners, fotocopiadoras, tinteiros e impressoras;
- Rapidez e facilidade de procura - se existirem menos papéis, será muito mais fácil encontrar aqueles que existem e são mesmo necessários. Além disso, todos os documentos que estiverem guardados em memória (informática) estarão disponíveis apenas à distância de um clique;
- Trabalho paralelo - um documento escrito, para que a sua análise seja feita por mais do que uma pessoa em simultâneo, implica a existência de uma cópia. Essa cópia, vem aumentar o número de papéis existentes e o custo. A ligação de diversos terminais em rede permite que vários utilizadores vejam o mesmo documento, não é necessária a criação de diversas cópias escritas, a sua discussão é também mais rápida originando um trabalho de maior qualidade e rapidez;
- Melhor aproveitamento dos Recursos Humanos – não desperdiçar a capacidade, a imaginação e a qualidade de pessoas que, pelo facto de perderem muitas vezes mais de 25% do seu horário de trabalho a procurar documentação/informação, não podem desempenhar melhor a sua função. Já que a documentação em papel deixa de existir em tão grande quantidade, podemos reduzir o tempo gasto pelos colaboradores na gestão de documentos, que leva a uma redução de colaboradores. Isso vai trazer alguma redução nas despesas salariais da empresa ou, então, o encaminhamento destas pessoas para outro tipo de tarefas que tenham, até aí, sido prejudicadas por falta de pessoal;
- Melhorias ambientais - numa altura em que existem grandes preocupações ambientais, devemos reduzir a quantidade de papel que consumimos.
Algumas desvantagens:
- Dificuldade de leitura - algumas pessoas estão mais habituadas à leitura de documentos escritos em papel e têm alguma dificuldade em se habituarem à leitura de documentos num écran. Na realidade, para já, o papel continua a ser visto como muito mais user-friendly do que qualquer outra forma disponível;
- Custos de implantação - é necessário investir de início de forma a adquirir todo o equipamento indispensável;
- Custos de manutenção - depois de se ter adoptado o paperless office, tudo estará dependente dos equipamentos informáticos existentes, é necessário cuidados especiais com a manutenção, é necessário custos adicionais para pagar a técnicos especializados e para adquirir o equipamento e software necessários para que tudo funcione, para além dos custos iniciais;
- Falta de segurança na rede - dado que muita desta informação passará a ser partilhada por várias pessoas em vários pontos da empresa, existe o perigo de a ligação poder ser violada ficando, desta forma, toda a informação ao dispor de quem dela quiser usufruir;
- Validade legal – em algumas situações, os documentos apenas têm validade legal se estiverem em suporte de papel. Por exemplo em algumas auditorias.
Apesar do escritório totalmente sem papel ser ainda um sonho, a integração do papel em Processos de Negócio Electrónicos, é algo que está cada vez mais a acontecer nas empresas em Portugal e que pode melhorar a eficiência operacional, permitir maiores lucros e tirar partido da tecnologia que permite a passagem do papel para o digital.
As empresas que conseguem ser excelentes na gestão da documentação, conseguem aumentar a produtividade dos seus colaboradores, melhorar a eficiência dos seus fluxos de trabalho, melhorar o serviço que prestam aos clientes e diminuir as despesas.
Dado que os Processos de Negócio envolvem quase sempre papel, o desafio consiste em fundir fluxos de trabalho paralelos - um processo electrónico e um processo manual baseado em papel - num único fluxo de trabalho eficiente. A solução reside no desenvolvimento de estratégias de gestão da informação que sejam capazes de gerir e de controlar os processos, tanto os electrónicos, como os baseados em papel.
Devemos procurar que o máximo de documentos em papel que recebemos nas empresas, sejam digitalizados e encaminhados electronicamente para os seus destinatários - prontos a serem utilizados. A integração do software de imagem documental com a infra-estrutura de TI (correio electrónico, servidores, BPMS, etc.) permite que os colaboradores tenham acesso a todos os dados que precisam para a realização do seu trabalho. Esses dados estão disponíveis de forma electrónica e podem ser acedidos de forma rápida e fácil. Deixa de ser necessário pesquisar documento a documento e passa a ser possível ligar documentos a um registo.
A utilização de documentos digitais, aumenta a eficiência dos Processos Internos das empresas. Tarefas que anteriormente eram morosas com o papel, passam a ser quase imediatas num computador pessoal. Por outro lado, os colaboradores podem deixar de perder tempo nas impressões e cópias, ou a procurar documentos em papel que desapareceram ou estão fora do lugar, ficando assim com mais tempo para o que realmente acrescenta valor ao seu trabalho.
Uma vez que todos os documentos podem ser acedidos através do servidor, passa a ser muito mais fácil trabalhar de forma remota. Os colaboradores que estejam fora do escritório, podem gerir as suas agendas de forma mais eficiente e realizar tarefas importantes longe do escritório. Além disso, deixam de ter pilhas de papel à sua espera quando regressam ao escritório.
A eliminação do papel nos Processos de Negócio das empresas, para se criarem fluxos de trabalho digitais, deve ser cada vez mais uma realidade em Portugal. O objectivo é converter documentos em papel para documentos digitais, e integrar os documentos digitais em fluxos de trabalho digitais (Workflow).
Para dentro do possíveis as empresas terem um escritório com menos papel, que permita agilizar os processos e reduzir os custos, devem analisar qual a estratégia a seguir para a receção física de documentos e sua digitalização. O ideal era já receber os documentos em formato digital e fazer a integração nos seus sistemas informáticos e workflows.